Cette déclaration se fait à l’aide de la procédure EDI-Requête. Il s’agit d’une déclaration des loyers payés pour vos locations, c’est-à-dire, pour les biens immobiliers que vous louez pour votre activité professionnelle.
Nous vous proposons aujourd’hui de répondre à l’ensemble des questions que vous pourriez vous poser à propos de la déclaration des loyers des locaux commerciaux : pourquoi a-t-elle été mise en place ? Quelles sont les entreprises concernées ? Quel sera son impact pour les entreprises ? Comment effectuer votre déclaration ? Comment calculer le montant à déclarer ? etc…
Qu’est-ce que la déclaration des loyers des locaux commerciaux ?
Pourquoi la déclaration des loyers des locaux professionnels a-t-elle été mise en place ?
La déclaration des loyers des locaux commerciaux (déclaration Decloyer) a été créée dans le cadre de la réforme des valeurs locatives des locaux professionnels de 2017.
La valeur locative cadastrale sert de base de calcul aux impôts directs locaux. Elle représente le niveau de loyer qui peut être éventuellement tiré d’un bien. Or, depuis le 1er janvier 2017, la valeur locative des locaux commerciaux (ou à usage professionnel) est calculée grâce aux loyers réels constatés.
Les données collectées à des fins statistiques doivent permettre d’établir une grille tarifaire au mètre carré des loyers professionnels par secteur géographique homogène. Cette déclaration permet une actualisation annuelle des tarifs utilisés de chaque catégorie de local dans chaque secteur d’évaluation des locaux.
La déclaration des loyers permet ainsi d’éviter les écarts entre les valeurs locatives et la réalité du marché.
Quelles sont les entreprises concernées ?
Elle concerne toutes les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés (IS) ou à l’impôt sur le revenu (IR) imposables dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou des bénéfices non commerciaux (BNC).
A noter qu’elle concerne seulement les entreprises utilisant la filière EDI-TDFC pour leurs déclarations.
Néanmoins, si vous ne payez pas de Cotisation Foncière des Entreprises (CFE), vous n’êtes pas concerné par la déclaration Decloyer.
Cette déclaration concerne les loyers des locaux à usage professionnel ou commerciaux (dont les bureaux) dont vous êtes locataire au 1er janvier de l’année d’imposition et pour lesquels vous êtes passible de la CFE. Les locaux industriels ne sont pas concernés.
La déclaration est obligatoire et annuelle, même lorsque votre loyer n’a pas évolué.
Quel est l’impact de la déclaration pour une entreprise ?
La révision des valeurs locatives impacte vos impositions en matière de CFE, de taxe foncière et de taxe d’enlèvement d’ordures ménagères (TEOM). En effet, ils s’établissent sur les bases de la grille tarifaire obtenue à l’aide de la déclaration pour suivre les évolutions du marché.
En 2017, une période de transition de 5 ans a été prévue afin d’atténuer les effets, qu’ils soient à la hausse ou à la baisse, de l’impact de la révision des valeurs locatives dans le calcul de vos impôts locaux.
La déclaration 2021 aura un impact plus important puisque les données récoltées serviront pour la mise à jour de la grille tarifaire de 2022, ainsi que pour actualiser les paramètres d’évaluation (tarifs et zone géographique) des locaux commerciaux. Ces nouveaux éléments seront utilisés pour le calcul de vos impôts locaux de 2023.
Quelles sont les dates clés ?
Cette année, la date limite de dépôt est fixée au 4 mai 2021 pour une clôture d’exercice au 31 décembre 2020. Dans les autres cas, votre déclaration est à effectuer dans les 3 mois suivant la clôture de votre exercice lorsque celui-ci ne correspond pas à l’année civile.
Un délai supplémentaire de 15 jours calendaires s’applique, donc date limite au 19 mai 2021, pour les utilisateurs d’EDI et EFI pour transmettre leur déclaration de résultat fiscal.
Comment effectuer sa déclaration des loyers des locaux professionnels ?
Votre déclaration des loyers professionnels s’effectue à l’aide d’un formulaire annexé à la déclaration de résultats par télé-procédure EDI-TDFC (Echange de Données Informatisé). Il s’agit du même système que pour la télédéclaration fiscale de résultat.
Cette déclaration se déroule en trois étapes, c’est pourquoi, vous ne devez pas attendre la date limite, mais anticiper.
Etape 1 : EDI-REQUETE
Cette déclaration des loyers commerciaux débute par l’envoi d’une requête au fisc quelques jours avant la date prévue pour l’envoi de votre déclaration afin d’obtenir les éléments nécessaires à l’identification des locaux dont vous devez déclarer les loyers payés.
Vous devez prévoir au moins 5 jours avant la date limite.
La campagne de déclaration débute le 1er avril 2021, même si en principe, vous avez le droit d’envoyer votre requête dès le 1er janvier de chaque année.
Etape 2 : retour de la DGFIP
Une fois la requête reçue, l’administration vous envoie, sous 5 jours, un certain nombre d’informations :
- un identifiant (votre référence d’obligation fiscale),
- les identifiants fonctionnels de chaque local :
– l’invariant du local (un identifiant attribué automatiquement par la DGFIP à chaque création de local),
– la référence du local utilisée par l’administration.
- la description de chaque local :
– adresse,
– le nom du propriétaire du local (sauf, s’il n’est pas connu par l’administration),
– des précisions complémentaires (indication des bâtiments, numéro de lots de copropriété, occupation partielle ou totale, etc.).
Depuis 2018, l’administration vous fournit également la catégorie de chaque local (selon l’activité principale exercée dans le local) et sa consistance (surface du local en fonction de son utilisation et de ses caractéristiques : parties principales, secondaires, stationnement, …).
Etape 3 : envoi du formulaire Decloyer
Une fois que vous avez reçu la réponse de l’administration, vous pouvez vérifier les données reçues. Vous avez la possibilité de modifier certains éléments : adresse du local et nom du propriétaire.
Ensuite, vous pourrez remplir votre déclaration pour chaque local loué en fournissant des informations quant à l’occupation et au loyer payé.
Quelques détails importants
Lorsque vous occupez des locaux qui ne sont pas indiqués sur la liste communiquée par l’administration, vous n’avez pas de déclaration à faire pour ces locaux. En effet, la déclaration ne concerne que :
- les locaux occupés au 1er janvier,
- les locaux passibles de la CFE,
- les locaux entrant dans le champ d’application de la révision des loyers.
Concernant la situation d’occupation, vous devez prendre celle au 1er janvier de l’année de dépôt de la déclaration, 7 choix sont disponibles :
- propriétaire occupant,
- occupant à titre gratuit,
- locataire,
- local connu de l’entreprise mais non occupé au titre de l’année de déclaration,
- local inconnu de l’entreprise,
- locaux exploités sous un bail unique ayant des surfaces et des utilisations différentes,
- local dont le loyer ne reflète pas l’état du marché locatif.
Lorsque vous optez pour « propriétaire occupant », occupant à titre gratuit », « local inconnu de l’entreprise », « local connu de l’entreprise mais non occupé au titre de l’année de déclaration », vous n’avez aucun loyer à renseigner.
La mention « local inconnu de l’entreprise » concerne un local indiqué sur la liste, mais que vous n’occupez pas.
Lorsque vous indiquez « local dont le loyer ne reflète pas l’état du marché locatif », votre déclaration est facultative.
Par contre, lorsque votre motif d’occupation est « locataire », votre déclaration du loyer payé est obligatoire.
La déclaration se complique lorsque vous avez plusieurs locaux sous un bail unique. Quand vous le pouvez, vous devez procéder au partage du loyer selon les surfaces des différents locaux qui ont la même utilisation. Dans ce cas, les locaux entre dans le motif « locataire ».
Comment calculer le montant à déclarer pour un bail unique regroupant plus locaux ? Exemples concrets
Imaginons que vous disposez de cinq bureaux d’une même surface, il vous suffit de diviser le montant du loyer par 5 pour obtenir le loyer d’un seul local.
Lorsque les surfaces sont différentes, il suffit de procéder à la répartition de la surface.
En présence d’un bail unique d’un loyer de 150 000 €, pour deux locaux, un de 50 m2 et l’autre de 100 m2, vous pouvez recourir à la formule suivante : montant du loyer x surface total du local / surface totale exploitée
Dans notre cas, cela donne :
- 1er local : 150 000 x 50 / 150 soit 50 000 €,
- 2e local : 150 000 x 100 / 150 soit 100 000 €.
Par contre, il peut arriver que vous ne puissiez pas répartir les surfaces, dans ce cas, le motif d’occupation devient « locaux exploités sous un bail unique ayant des surfaces et des utilisations différentes ».
Par exemple, c’est le cas si une partie des locaux sont des bureaux alors que l’autre partie est utilisée à usage commercial et que vous ne payez qu’un seul loyer global pour l’ensemble. Dans ce cas, l’information n’est pas prise en compte.
C’est la même solution lorsque vous avez un bail unique pour votre logement et votre local commercial. Si vous le pouvez, vous devez déduire la surface qui sert de logement et ne déclarer que le loyer pour la partie concernant votre activité.
Bon à savoir : quelques informations pratiques sur le loyer à déclarer
- Une fois, le motif d’occupation choisi, notamment en cas de « locataire », vous devez déclarer les loyers payés pour les locaux, c’est-à-dire, les loyers annuels payés au titre de l’année 2021, hors taxes (TVA) et hors charges.
- Si vous ne connaissez pas encore le montant du loyer, vous avez la possibilité de déclarer un loyer reconstitué, c’est-à-dire, prendre le loyer de janvier et le multiplier par 12.
- En cas de diminution de loyer accordé (notamment pour des travaux) par votre bailleur, vous n’avez pas à prendre en compte la déduction dans le loyer à déclarer. La réévaluation du loyer n’est pas à prendre en considération non plus.
- Certaines situations peuvent être précisées : usufruit, location-gérance, crédit-bail …
- Lorsque vous quittez un local au cours de l’année, vous avez à préciser la date de fin d’occupation du local en plus du montant du loyer payé pour la période occupée.